»Wir setzen im Rahmen der auf zehn Jahre angelegten Zusammenarbeit auf eine stabile Plattform, mit der wir unsere Personalpost digitalisieren werden und leisten so einen wichtigen Beitrag zur DB-Strategie Starke Schiene«, so Jessica Wigant, Leiterin Personalservice, der Deutschen Bahn. Ausschlaggebend für die Auftragsvergabe der europaweiten Ausschreibung war für die Deutsche Bahn AG neben der benutzerfreundlichen Bedienung und Aspekten der Nachhaltigkeit die Sicherheit der Lösung von bitkasten. Alle Daten werden verschlüsselt in einem sicheren System übertragen und DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet. Konzernweit können DB-Mitarbeitende ihre Abrechnungsbescheinigungen und weitere Post digital via bitkasten und damit ohne E-Mail erhalten. Die Ablösung papiergebundener Prozesse durch digitale Services runden das System ab. Auch Dokumente von z. B. der DEVK, die aufgrund der Gründungsnähe zur Deutsche Bahn besonders die Mitarbeitenden der Verkehrsbranche im Blick hat, können teilweise über den bitkasten empfangen werden.
Gegenstand des zweiten gewonnenen Projektes bei der DB Netz AG ist die eindeutige, digitale Identitätsfeststellung von Sicherungsposten von externen Unternehmen, die als Dienstleister am Streckennetz im Einsatz sind. Die Identifizierung (eID) erfolgt im bitkasten u.a. mit dem elektronischen Personalausweis bzw. AutoIdent (Videoidentifikation). Hier unterstützt die bitkasten-Technologie bei der Digitalisierung von internen, teils noch papiergebundenen Prozessen und schafft damit die Voraussetzung für die Erteilung von elektronischen Befähigungsausweisen.
Der bitkasten ist ein verschlüsselter Kommunikationsdienst und vernetzt Sender*innen und eindeutig identifizierte Empfänger*innen in einem geschlossenen System. Mit dem bitkasten kann nicht nur ein sicherer digitaler Briefversand erfolgen, sondern auch rechtssichere Verträge auf elektronischem Weg abgeschlossen werden. »Für Empfänger*innen gibt es nur noch einen digitalen Briefkasten, in dem sie die Briefpost aller Versender erhalten, die bei uns mitmachen. Die Post wird anhand der allgemein bekannten Postadresse digital zugestellt und auch wieder versandt – sicher, nachhaltig und ohne E-Mail«, erläutert bitkasten AG CEO Christian Gericke. Briefe und Dokumente müssen folglich nicht mehr gedruckt werden. Stattdessen empfangen die Nutzer*innen ihre Kundeninformationen oder Personalpost in der bitkasten App oder dem Webclient. Im integrierten Archiv werden die Dokumente sicher gespeichert. Erwünschter Nebeneffekt: Weniger Papiermüll und ein verringerter CO2-Fußabdruck. »Unsere digitalen Prozesse sichern eine bessere Erreichbarkeit, schnelleren Informationsaustausch, effizientere Prozesse und höhere Mitarbeiterzufriedenheit«, ergänzt Gericke.
