„Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, können effizienter arbeiten“, sagt Jürgen Biffar, Vorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Klassische Briefpost bringt unnötige Kosten für Unternehmen. Diese Kosten lassen sich durch digitale Dokumentenmanagement Lösungen erheblich verringern.“ Ein Anwendungsbereich ist beispielsweise die elektronische Rechnung. In jedem Unternehmen – ob klein oder groß – spielt das Schreiben von Rechnungen eine zentrale Rolle. Softwarelösungen ermöglichen, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und auf den Postweg zu verzichten.
Beim Einsatz von digitalem Dokumentmanagement unterscheiden sich die Branchen teilweise erheblich: An der Spitze stehen Ver- und Entsorger sowie Telekommunikationsunternehmen, von denen bereits 33 Prozent ihren Schriftverkehr digitalisieren. Schlusslicht ist die Transport- und Logistikbranche mit nur 13 Prozent. Die Größe des Unternehmens spielt dagegen kaum eine Rolle. Während es bereits 29 Prozent der großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern gelungen ist, die Briefpost durch digitale Kommunikation abzulösen, sind es bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen 23 Prozent (100 bis 499 Mitarbeiter) bzw. 26 Prozent (20 bis 99 Mitarbeiter).
