Wenn es um die Steigerung der Effizienz in der Druckindustrie geht, war der Schauplatz bislang meist die Produktion – das Druckereimanagement war nicht im Fokus. Immer mehr Druckereien erkennen aber, dass die in die Jahre gekommene MIS-Systeme nicht in der Lage sind, die aktuellen Anforderungen des Geschäfts abzubilden.
Das Druckhaus Hesseling beschäftigt zwölf Mitarbeitende, der Schwerpunkt der Produktion liegt neben dem klassischen Akzidenzdruck in Offset- und Digital auf Postern. Diese werden im Großformatdruck von der Rolle bis zum Format A0 hergestellt. Im Rahmen der Überlegungen zum Wechsel auf ein neues Shopsystem stellte das Team auch die Zukunftssicherheit des eingesetzten MIS in Frage.
Die Druckerei Stürner produziert mit acht Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern überwiegend Etiketten im Bogenoffsetdruck sowie Rollenetiketten im Digitaldruck und ist im Bereich Druckveredelung tätig, insbesondere heißprägen und stanzen. Das bestehende MIS war nicht mehr auf der Höhe der Zeit – so war die Auftragsabwicklung schwerfällig und das System lief nicht mehr auf neuen PCs.
Alles auf den Prüfstand
Beide Druckhäuser haben sich mehrere MIS-Applikationen angesehen, wobei alle Prozesse auf den Prüfstand kamen, das Gewohnte überdacht wurde und somit Optimierungspotenziale aufgedeckt wurden. Beide Unternehmen haben sich schließlich für Keyline von Zaikio entschieden.
Dazu Alexander Stürner: »Wir wollten ein überschaubares System, das übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet ist. Ganz besonders gefällt mir bei Keyline neben der Bedienbarkeit auch die echt gut gemachte App für Tablets, über die wir alle relevanten Informationen digital direkt in die Produktion bringen und auch unsere Betriebsdaten zurückmelden – das ist ein Turbo für die Effizienz.«
Offenheit und Kosten-/Nutzen-Faktor waren entscheidend
Christian Hesseling erläutert seine Wahl von Keyline: »Die Offenheit und die einfache Anbindung an andere Systeme über APIs waren wesentliche Gründe für unsere Entscheidung.« Auch Alexander Stürner hat mehrere MIS verglichen und dabei besonders auf den Kosten-/Nutzen-Faktor geachtet: »Mir war wichtig, wie unsere neue Lösung nach oben und unten skaliert werden kann. Hier lag Keyline vorn. Mir hat auch gefallen, dass keine hohe Anfangsinvestition nötig ist. Ausschlaggebend war auch die Möglichkeit, weitere plattformübergreifende Apps integrieren zu können«
Implementierung in nur sechs Wochen
Überrascht waren beide Geschäftsführer, wie schnell die Umstellung ablief. Alexander Stürner: »Wir sind schon sechs Wochen nach der Entscheidung live gegangen. Ein Mehrwert in Keyline ist, dass alle Prozesse stark digitalisiert sind, alles ist mit wenigen Klicks machbar. Natürlich haben wir das Potenzial noch nicht ganz erschlossen, aber das ist wie mit einem neuen Auto – man kann damit gleich von A nach B fahren, die Raffinessen entdeckt man dann während der Fahrt.«
Christian Hesseling sieht es als Vorteil, dass in Keyline alle Produktionsschritte selbst angelegt werden können: »Damit kann die Software auf die individuellen Betriebsabläufe angepasst werden. Alles ist gut gelöst, so, wie wir uns das vorgestellt haben. Die Umstellung lief dann auch zackig, in sechs Wochen war alles erledigt.«
Der Betrieb der Software in der Cloud ist für Hesseling gerade in der aktuellen Situation ein wichtiger Aspekt: »Da wir ortsunabhängig auf Keyline zugreifen können ist es für uns ein Leichtes, dafür geeignete Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlegen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Dinge wie die Datenspeicherung und -sicherheit an den Hersteller delegiert werden. Das ist eine beträchtliche Entlastung«
Integriert mit Shop, die Buchhaltung folgt
Heute sind auf einen Einsatzzweck fokussierte Applikationen mit offener Architektur gefragt, die sich einfach mit anderen Programm integrieren lassen. So auch beim Druckhaus Hesseling: »Hinsichtlich der Shoplösung haben wir uns für Lead-Print von Be.Beyond entschieden, das wir mit Keyline verbunden haben.«
Demnächst wird auch eine Buchhaltungssoftware angeschafft, die ebenfalls mit Keyline kooperieren wird. Christian Hesseling: »Eine Produktentscheidung ist noch nicht gefallen, klar ist aber, dass es sich auch um eine Cloud-basierte Lösung handeln wird.«
Keine bösen Überraschungen mehr und hohe Effizienzvorteile
Das Team des Druckhauses Hesseling ist sich sicher, besonders in der Kalkulation nicht nur schneller, sondern auch präziser zu werden: »In der Nachkalkulation haben erste Vergleiche mit der früheren Lösung eine deutlich höhere Genauigkeit gezeigt, das bewahrt uns vor bösen Überraschungen.«
Alexander Stürner stimmt zu: «Keyline ist extrem effizient, im Vergleich zum früheren System sehen wir eine Zeitersparnis von locker 50 Prozent. Von der Kalkulation über die Auftragsanlage bis hin zur Rechnung sind keine manuellen Eingriffe mehr nötig, alles läuft automatisiert.«
Weichen auf Zukunft gestellt
Christian Hesseling und Alexander Stürner sehen sich mit der neuen Druckereimanagement-Software gut vorbereitet auf die Zukunft. Stürner: »Der Markt entwickelt sich so schnell, ich denke da auch an innovative Entwicklungen, bei denen ich nicht in fünf Jahren auf verlorenem Posten stehen will. Hier ist Zaikio mit seiner gleichnamigen Plattform, die sich ständig weiterentwickelt, die richtige Basis.«
Auch Christian Hesseling hat großes Interesse an Zaikio – ebenso wie die Druckerei Stürner setzt das Team des Druckhauses bereits Zaikio Procurement zur Optimierung des Beschaffungsprozesses ein: »Das läuft sehr gut und erspart uns den bislang hohen Aufwand für die Klärung von Preisen und Verfügbarkeiten von Papier und anderen Verbrauchsmaterialien.«
